Política de privacidad

1. Responsable y contacto

Elephant EOR LLC, Limited Liability Company de Wyoming (EE. UU.), con domicilio en 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos. Para cualquier asunto de privacidad, seguridad o para ejercer tus derechos: director.legal.y.compliance.

Como ofrecemos servicios a personas y empresas de la Unión Europea, aplicamos el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), además de la normativa de protección de datos de cada país donde empleamos a personas y, para residentes en EE. UU., la normativa estatal aplicable (por ejemplo, la CCPA/CPRA de California; ver el apartado 12).

2. Nuestros dos papeles: responsable y encargado

• Responsable del tratamiento de los datos de quienes visitan la web, reservan una videollamada o son clientes (personas de contacto, facturación, cuentas del área de cliente), y de los datos que la ley local atribuye al empleador formal cuando Elephant o su entidad local colaboradora es el empleador legal.
• Encargado del tratamiento por cuenta del cliente respecto de los datos de los empleados y colaboradores que el cliente nos confía para gestionar su contratación, nómina y documentación. Firmamos con cada cliente un contrato de encargo conforme al artículo 28 del RGPD.

3. Qué datos tratamos y para qué

Si reservas una videollamada o nos escribes

Nombre, correo, empresa, teléfono (opcional), país donde quieres contratar, número de personas, servicio que te interesa, el mensaje que escribas y, si lo adjuntas tú, el resumen del cálculo hecho en la calculadora. Los usamos para agendar y preparar la videollamada, responderte y enviarte la propuesta que pidas. No los usamos para enviarte publicidad sin tu consentimiento. Para reservar tienes que marcar la casilla de aceptación de esta política, que viene sin marcar.

Si usas la calculadora

El cálculo se hace entero en tu navegador: el salario y el país que escribes no se envían a ningún servidor salvo que pulses «Recibir este cálculo y hablar con un especialista», que lo adjunta a tu reserva.

Si eres cliente

Datos de las personas de contacto y de facturación, y los de tu cuenta del área de cliente (correo y contraseña, que guardamos solo en forma cifrada irreversible). Los usamos para prestar el servicio contratado, facturar y atenderte.

Empleados y colaboradores que gestionamos

Datos identificativos, laborales, salariales, de seguridad social, fiscales, bancarios y, cuando hay una baja, de salud estrictamente necesarios, de las personas empleadas o contratadas por cuenta de nuestros clientes. Los usamos para formalizar el contrato local, calcular y pagar la nómina, cotizar, retener impuestos, gestionar vacaciones, ausencias y bajas, y cumplir las obligaciones del empleador en cada país.

4. Base jurídica

• Reserva y contacto: medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) y tu consentimiento al marcar la casilla del formulario (art. 6.1.a), que puedes retirar en cualquier momento.
• Clientes: ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales de facturación y contabilidad (art. 6.1.c).
• Empleados gestionados: ejecución del contrato de trabajo o de servicios y obligaciones legales laborales, fiscales y de seguridad social (art. 6.1.b y c; art. 9.2.b para los datos de salud ligados a bajas).

5. Dónde están los datos

La web pública, el área de cliente y la interfaz de datos que la sirve funcionan en un servidor propio: un servidor privado virtual que administramos nosotros y que aloja el proveedor Hostinger. Ahí se guardan las cuentas de clientes, los datos de empleados y colaboradores, los documentos (en un gestor documental cifrado), los tickets y la facturación. No usamos plataformas de terceros de gestión de personal para guardar esos datos.

6. Con quién los compartimos

• Entidades empleadoras locales colaboradoras de nuestra red, en el país donde trabaja la persona, cuando son el empleador legal o prestan la gestión local. Solo reciben lo necesario para esa relación laboral.
• Octopus Workspace (empresa del mismo grupo): correo, agenda y videollamadas. La reserva de la videollamada se gestiona con su interfaz de reservas.
• Hostinger, como proveedor de alojamiento del servidor.
• El proveedor de envío de correo electrónico y la pasarela de pagos multidivisa, para enviar confirmaciones y pagar nóminas.
• Administraciones públicas (seguridad social, hacienda, inspección de trabajo) cuando una ley lo exige.

Todos actúan como encargados o destinatarios con contrato y obligación de confidencialidad. No vendemos datos a nadie.

7. Transferencias internacionales

Elephant EOR LLC es una sociedad estadounidense y parte del servicio consiste precisamente en emplear a personas fuera de la Unión Europea, así que hay transferencias internacionales de datos (capítulo V del RGPD):

• Hacia países con decisión de adecuación de la Comisión Europea (por ejemplo, Reino Unido, Argentina o Uruguay), se apoyan en esa decisión.
• Hacia Estados Unidos, cuando el receptor esté adherido al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework), en esa decisión de adecuación; en otro caso, y hacia el resto de países (México, Colombia, Chile, Perú, Brasil, Costa Rica, Ecuador, República Dominicana), en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, con las medidas adicionales que requiera cada caso.
• Si el centro de datos del servidor está fuera del Espacio Económico Europeo, se aplican las mismas cláusulas.

Puedes pedir copia de las garantías aplicables escribiendo a director.legal.y.compliance.

8. Cuánto tiempo los guardamos

• Reservas y contactos que no terminan en contratación: hasta 24 meses desde el último contacto, o hasta que retires tu consentimiento o pidas la supresión, lo que ocurra antes.
• Clientes: mientras dure el contrato y, después, durante los plazos de prescripción legales.
• Nóminas, cotizaciones y documentación laboral: durante los plazos que exige la ley laboral, fiscal y de seguridad social de cada país.

9. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas guardadas solo en forma cifrada irreversible, acceso restringido por persona y función, documentos cifrados en reposo y copias de seguridad. Los fondos de nómina se gestionan en una cuenta separada de la operativa de la empresa.

10. Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de tus datos escribiendo a director.legal.y.compliance. Si eres empleado o colaborador gestionado por cuenta de un cliente, también puedes dirigirte a la empresa que te contrató. Si crees que no hemos atendido bien tu petición, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) o la autoridad de tu país.

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti. La calculadora es una herramienta de estimación que usas tú.

11. Cómo pedir que borremos tus datos

Escribe a director.legal.y.compliance con el asunto «Supresión de datos» y desde el correo con el que nos contactaste (o abre un ticket desde el área de cliente si tienes cuenta). Respondemos en el plazo de un mes. Borraremos los datos salvo los que la ley nos obligue a conservar (por ejemplo, facturación, nóminas y cotizaciones), que se bloquean y se guardan solo durante el plazo legal. Si eres empleado o colaborador gestionado por un cliente, la petición puede tener que canalizarse a través de ese cliente, que es quien decide los fines del tratamiento.

12. Residentes en California y otros estados de EE. UU.

Si resides en California (CCPA/CPRA) u otro estado con una ley equivalente, además de lo anterior tienes derecho a saber qué categorías de datos personales recogemos y para qué (las descritas en el apartado 3), a acceder a ellos, a corregirlos, a pedir su borrado, a no ser discriminado por ejercer tus derechos y a limitar el uso de la información sensible. No vendemos ni compartimos datos personales con terceros para publicidad comportamental entre contextos, y no usamos cookies publicitarias, por lo que no hace falta un enlace «No vender ni compartir mi información personal». Tampoco rastreamos entre sitios, de modo que una señal de Global Privacy Control (GPC) del navegador no cambia nada: ya cumplimos lo que pide. Para ejercer tus derechos, escribe al contacto del apartado 1; puedes designar a un agente autorizado para hacerlo en tu nombre. Los correos comerciales que enviemos, cuando los haya, incluirán un enlace para darte de baja y nuestra dirección postal (CAN-SPAM).

13. Asistente de IA y menores

El área de cliente incluye un asistente que funciona con inteligencia artificial; se te indica que hablas con una IA y no con una persona (Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50). Para cualquier asunto que deba quedar por escrito puedes abrir un ticket atendido por personas. Nuestros servicios son para empresas y profesionales: la web no está dirigida a menores de 16 años y no recogemos a sabiendas datos de menores.